Ergebnis in Zahlen
Was diese Abläufe ersetzen
Zuerst die Zahlen, dann die Begründung. Der teuerste Posten bei Automatisierung ist selten der Aufbau.
Herleitung ansehen – Position für Position
| Was im Jahr anfällt | Mit Dienstleister | Hier |
|---|---|---|
| Aufbau der Abläufe, einmalig | 10.000 – 20.000 € | selbst gebaut |
| Laufende Betreuung und Anpassung | 1.500 – 4.000 € im Monat | entfällt |
| Lizenz für die Automatisierungsplattform | 50 – 500 € im Monat je nach Modell | entfällt – offene Basisversion auf eigenem Server |
| CRM-Lizenz für den nötigen Funktionsumfang | 800 – 3.600 € im Monat bei höherer Stufe | Einstiegsstufe reicht, weil die Logik außerhalb liegt |
| Ein neuer Ablauf, etwa eine zusätzliche Recherchequelle | 800 – 2.500 € je Auftrag | selbst, ein bis zwei Stunden |
| Serverbetrieb | im Paket enthalten | rund 20 € im Monat |
| Laufende Kosten im Jahr | 18.000 – 48.000 € | rund 240 € zuzüglich Modellabrufe |
Woher die Beträge kommen: Marktübliche Größenordnungen aus dem deutschen Mittelstand, bewusst am unteren Rand angesetzt – keine eingeholten Angebote. Wer höhere Beträge zahlt, rechnet sich den Unterschied selbst größer.
Der größte Einzelposten ist unsichtbar. Die CRM-Einstiegsstufe reicht nur deshalb, weil die gesamte Logik in der Automatisierung liegt und nicht im CRM. Wäre sie dort abgebildet, wäre die nächsthöhere Lizenzstufe nötig – das allein ist eine vierstellige Entscheidung im Monat.
Ausgangslage
Warum auf eigenem Server
Automatisierung wird meist als Werkzeugfrage behandelt. Sie ist eine Architekturfrage: Wo liegt die Logik, wem gehören die Daten, und was passiert, wenn ein Anbieter seine Preise ändert.
Drei Entscheidungen, die man nur einmal trifft
- Eigener Server statt Abomodell. Automatisierungsdienste rechnen nach Durchläufen ab. Genau dann, wenn ein Ablauf sich lohnt und häufiger läuft, wird er teuer. Auf eigenem Server kostet der tausendste Durchlauf dasselbe wie der ersten.
- Die Logik gehört an eine Stelle. Die naheliegende Versuchung ist, ein paar Regeln im CRM zu hinterlegen und ein paar in der Automatisierung. Nach sechs Monaten weiß niemand mehr, welche greift – und keiner traut sich, eine zu ändern.
- Recherchieren ja, versenden nein. Die Automatisierung bereitet vor und schreibt nichts ohne Freigabe ins CRM. Diese Trennung ist der Grund, warum sich das System in einem Unternehmen einführen ließe.
Im Betrieb
Was hier läuft
Die Automatisierung ist das Bindeglied zwischen den anderen Systemen. Sie recherchiert für den Vertrieb, erzeugt die Tagesausgabe der Zeitung und pflegt das CRM.
Unternehmen finden, anreichern, prüfen. 25 Datensätze je Durchlauf, jeder Schritt einzeln wiederholbar – entscheidend, weil Websites unzuverlässig sind.
Quellenlauf, redaktionelle Fassung, zwei Prüfläufe, Freigabe. Täglich um 06:30 Uhr, ohne dass jemand eingreift.
Import, Zuordnung und Aktualisierung von Datensätzen. Eigene Merkmale tragen ein festes Kürzel, damit sie von Standardfeldern unterscheidbar bleiben.
Vorbereitet: Das Redaktionssystem stellt freigegebene Beiträge bereit, die Automatisierung holt sie ab und meldet Ergebnis und Kennzahlen zurück.
Wie die Systeme miteinander reden
Kein System ruft ein anderes ungefragt auf. Das Redaktionssystem stellt bereit, die Automatisierung holt ab. Das Cockpit speist Aufträge ein und wartet auf Antwort. Diese Richtung ist Absicht: Ein System, das gedrängt wird, muss jederzeit erreichbar sein. Ein System, das abgeholt wird, darf auch mal stillstehen, ohne dass etwas verlorengeht.
Aufbau
Die Regeln im Betrieb
Automatisierung ohne Betriebsregeln wird nach dem dritten Ablauf unübersichtlich. Diese hier stehen schriftlich fest, bevor ein neuer Ablauf gebaut wird.
- Keine Zugänge im Ablauf selbst. Schlüssel und Kennwörter liegen ausschließlich im gesicherten Speicher der Plattform, nie im Ablauf und nie im Programmcode. Ein exportierter Ablauf enthält deshalb nichts Vertrauliches.
- Feste Benennung. Jeder Ablauf trägt Bereich, Nummer, Zweck und Auslöser im Namen. Bei drei Abläufen wirkt das übertrieben, bei dreißig ist es der Unterschied zwischen Ordnung und Suchen.
- Kontakte zunächst ohne Marketing-Kennzeichnung. Datensätze sind bis zu einer Million kostenlos, Marketing-Kontakte kosten ab tausend. Umgestellt wird einzeln, erst wenn eine Ansprache ansteht.
- Löschen ist Handarbeit. Abläufe anlegen und ändern kann die Automatisierung selbst. Entfernen nicht. Verwaiste Abläufe werden gemeldet, nicht gelöscht.
Einordnung
Was das für ein Unternehmen bedeutet
Automatisierungsprojekte scheitern selten an der Technik. Sie scheitern an fehlenden Regeln und an Systemen, die sich gegenseitig widersprechen.
- Ich kann die Architekturfrage stellen, bevor das Werkzeug gewählt wird. Wo liegt die Logik, wer darf schreiben, was passiert bei einem Fehler. Wer diese Fragen erst nach der Einführung stellt, baut zweimal.
- Lizenzkosten sind eine Architekturfolge. Dass hier die CRM-Einstiegsstufe reicht, ist kein Glück, sondern das Ergebnis einer bewussten Entscheidung. Solche Zusammenhänge sieht nur, wer beide Seiten kennt.
- Ich weiß, wie viel Aufwand ein Ablauf wirklich ist. Bei Angeboten für Automatisierungsprojekte kann ich einschätzen, was zwei Stunden dauert und was zwei Wochen.
- Betriebsregeln sind der Unterschied. Etwas einmal zum Laufen zu bringen, kann jeder. Dafür zu sorgen, dass es in einem Jahr noch nachvollziehbar ist, ist die Aufgabe.
Die Automatisierung ist das unsichtbarste der sieben Systeme – und das wichtigste. Sie liefert keine Oberfläche zum Vorzeigen. Ohne sie wären Zeitung, Vertriebscockpit und Social-Planung drei Einzelanwendungen statt einer Kette.
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