Ergebnis in Zahlen
Was der Funnel bisher gebracht hat – und was er ersetzt
Zuerst die Zahlen, dann die Begründung. Der Funnel läuft seit dem 13. August 2026, mit Pausen und neben dem laufenden Geschäft. Die Ergebniszahlen sind der Stand von heute, nicht hochgerechnet.
Herleitung ansehen – Position für Position
| Was anfällt | Extern beauftragt | Hier |
|---|---|---|
| Adressrecherche und Anreicherung, 6.718 Unternehmen | 2 – 8 € je Datensatz – 13.000 bis 52.000 € | läuft automatisiert, 25 Unternehmen je Durchlauf |
| Werkzeug zur Bearbeitung und Segmentierung | 12.000 – 25.000 € Erstellung | selbst gebaut |
| Terminierung, bisher 4 Termine aus 26 Rückmeldungen | 150 – 400 € je qualifiziertem Termin | im Ablauf enthalten |
| Übernahme ins CRM | Stundensatz je Import | automatisiert, Nicht-Marketing-Kontakte |
| Laufende Betreuung durch einen Dienstleister | 1.500 – 4.000 € im Monat | entfällt |
| Größenordnung im ersten Jahr | 43.000 – 125.000 € | Serverkosten und eigene Zeit |
Woher die Beträge kommen: Listenpreise von Adress- und Terminierungsdienstleistern im deutschen B2B-Markt, bewusst am unteren Rand angesetzt – keine eingeholten Angebote. Die Spanne zeigt die Größenordnung, nicht den exakten Betrag.
Wie die Zahlen zustande kommen: Alle Werte sind der Stand des Cockpits vom 27. August 2026 und lassen sich dort nachzählen. Der Funnel läuft seit dem 13. August – mit Pausen, neben dem laufenden Geschäft. Die Ansprache erfolgt in kleinen Versänden mit einem Tagesdeckel von 50 Anschreiben statt in einer großen Welle; der bisher größte umfasste am 22. August 73 Stück. Eine Rücklaufquote steht hier bewusst nicht: Bei zwei Wochen Laufzeit wäre sie eine Momentaufnahme und keine Kennzahl.
Und was die Zahlen nicht sagen: 26 Rückmeldungen und 4 Termine in zwei Wochen sind ein Anfang, kein Erfolgsbericht. Der Funnel läuft, er liefert, und er liefert nachvollziehbar – das ist der Punkt. Wer an dieser Stelle große Zahlen zeigt, hat sie meist hochgerechnet.
Ausgangslage
Warum ein eigenes Cockpit
Neukundengewinnung im Mittelstand scheitert selten an der Idee und fast immer an der Ausdauer. Wer 6.000 Unternehmen bearbeiten will, braucht kein Verkaufstalent, sondern ein Werkzeug, das den Überblick hält.
Was ein CRM allein nicht leistet
- Ein CRM verwaltet Kontakte, es führt keinen Arbeitstag. Die Frage „Wen rufe ich heute an und warum ausgerechnet den?“ beantwortet keine Kontaktliste. Genau dafür ist das Cockpit gebaut.
- Recherche ist die eigentliche Arbeit. Ohne Branche, Größe, Ansprechpartner und einen Anlass ist eine Adresse wertlos. Diese Anreicherung von Hand zu machen, ist bei 6.718 Datensätzen keine Frage der Disziplin, sondern der Rechenzeit.
- Ohne Bremse wird Automatisierung gefährlich. Ein System, das selbstständig E-Mails verschickt, macht aus einem Fehler in der Segmentierung sofort tausend verbrannte Kontakte. Deshalb geht hier nichts ohne ausdrückliche Freigabe hinaus.
Im Betrieb
Wie der Arbeitstag darin aussieht
Das Cockpit beantwortet drei Fragen: Was ist heute dran, was ist versandbereit, was liegt auf Wiedervorlage. Alles andere ist zweitrangig.
Nicht 6.718 Zeilen, sondern die Menge, die an einem Tag zu schaffen ist. Wer eine unendliche Liste sieht, fängt gar nicht erst an.
Branche und Größe sind das Grobraster. Entscheidend ist der Anlass: Was an diesem Unternehmen rechtfertigt eine Ansprache? Ohne Antwort darauf bleibt der Datensatz liegen.
Recherchiert wird automatisch, entschieden wird von Hand. Zwischen „vorbereitet“ und „verschickt“ steht immer ein Mensch. Das ist unbequem und der Grund, warum nichts Peinliches herausgeht.
Wer wann was gesagt hat, steht am Datensatz. Ein Nein mit Begründung ist wertvoller als ein unbeantworteter Versuch – und verhindert, dass derselbe Kontakt in einem halben Jahr dieselbe Mail bekommt.
Woher die Daten kommen
Die Recherche läuft nicht im Cockpit, sondern in einer eigenen Automatisierung auf einem eigenen Server. Sie arbeitet in Durchläufen von 25 Unternehmen, prüft jede Quelle einzeln und liefert am Ende eine Datei, die das Cockpit einliest. Jeder Schritt ist wiederholbar – entscheidend, weil Websites unzuverlässig sind und ein abgebrochener Lauf sonst alles verwirft.
Aufbau
Die Entscheidungen dahinter
Bei Vertriebssystemen entscheidet sich die Qualität nicht an der Funktionsliste, sondern an dem, was sie bewusst nicht tun.
- Die Automatisierung recherchiert und bereitet vor. Versenden tut sie nichts. Diese Trennung ist keine technische Einschränkung, sondern die Bedingung dafür, dass ein Unternehmen so ein System überhaupt einsetzen darf.
- Die Logik liegt an einer Stelle. Alle Regeln stehen in der Automatisierung, nicht zusätzlich im CRM. Zwei Systeme mit eigenen Regeln erzeugen zwei Wahrheiten, und in sechs Monaten weiß niemand mehr, welche gilt.
- Kontakte werden zunächst nicht als Marketing-Kontakte geführt. Das ist eine kaufmännische Entscheidung: Datensätze sind im CRM bis zu einer Million kostenlos, Marketing-Kontakte kosten ab tausend. Umgestellt wird einzeln, erst wenn eine Ansprache tatsächlich ansteht.
- Zugänge liegen nicht auf dem Webserver. Alle Schlüssel liegen ausschließlich in der Automatisierungsumgebung. Wird die Website kompromittiert, ist der Vertriebsbestand nicht mit betroffen.
Einordnung
Was das für ein Unternehmen bedeutet
Der Funnel ist für den eigenen Vertrieb entstanden. Was ihn übertragbar macht, ist nicht die Software, sondern die Denkweise dahinter.
- Ich weiß, was ein Lead kostet – weil ich beide Wege kenne. Eingekauft und selbst erzeugt. Bei Angeboten von Leadagenturen kann ich einschätzen, was Aufwand ist und was Marge.
- Automatisierung mit Bremse ist verkäuflich, ohne Bremse nicht. Vertriebsleitungen sagen zu vollautomatischer Ansprache aus gutem Grund Nein. Ein System mit Freigabeschritt bekommt die Zustimmung, die es braucht.
- Kaufmännischer Blick auf die Systemwahl. Die Entscheidung für Nicht-Marketing-Kontakte hat nichts mit Technik zu tun und spart vierstellig im Jahr. Solche Entscheidungen trifft niemand, der nur die Funktionsliste liest.
Vertriebssysteme scheitern nicht an der Technik. Sie scheitern daran, dass niemand sie am Dienstagnachmittag benutzen will. Dieses Cockpit ist um diese eine Frage herum gebaut – und deshalb läuft es noch.
Angebundene Systeme
Womit der Funnel spricht
Der Funnel ist kein geschlossenes Produkt. Er hängt an den Systemen, die im Unternehmen ohnehin stehen – und lässt sich umhängen, ohne dass die Arbeitsweise sich ändert.
HubSpot
Angebunden über die private App mit eigenen Schlüsseln. Firmen und Kontakte werden angelegt und aktualisiert, Aktivitäten protokolliert. Kontakte laufen bewusst nicht als Marketing-Kontakte – das hält die Lizenzkosten unten und die Liste sauber.
Salesforce
Derselbe Datensatz, andere Zielstruktur: Account, Contact, Lead und Task. Der Umschalter im Cockpit entscheidet, wohin ein freigegebener Datensatz geht. Wer Salesforce fährt, bekommt dieselbe Arbeitsweise ohne Umbau.
n8n, Make, Zapier
Die Ablaufsteuerung liegt in n8n, weil sie dort selbst gehostet werden kann. Dieselben Abläufe laufen auch in Make oder Zapier – die Entscheidung ist eine Frage von Datenschutz und Betriebskosten, nicht von Können.
Eigenes Postfach
Versand und Rücklauf über das eigene Postfach, nicht über einen Versanddienst. Antworten landen wieder im System und werden dem Vorgang zugeordnet. Zustellbarkeit ist damit eine Frage der eigenen Domäne, nicht eines fremden Absenders.
Lokales Sprachmodell
Ein Teil der Texte entsteht auf einem eigenen Rechner mit Ollama, ohne dass Firmendaten das Haus verlassen. Was nach außen geht und was nicht, ist eine Einstellung, keine Glaubensfrage.
SAP, DATEV und Bestandssysteme
Angebunden wird über die Schnittstellen, die es gibt, oder über einen Export. Kein Eingriff ins führende System, keine Schattendatenbank. Was nicht sauber angebunden werden kann, bleibt bewusst draußen.
Was dabei entsteht
Nicht Listen, sondern fertige Unterlagen
Ein Funnel, der nur Adressen sortiert, spart keine Arbeit. Der Wert entsteht dort, wo am Ende etwas Fertiges liegt, das ein Mensch nur noch prüfen und freigeben muss.
Individuelle Anschreiben
Kein Serienbrief mit Platzhaltern. Jedes Schreiben nennt den Ansprechpartner mit Namen, greift einen belegten Anlass aus dem Unternehmen auf und endet mit einem konkreten nächsten Schritt. Die Vorlage ist gleich, der Inhalt nicht.
Branchenskizze
Zwei bis vier Seiten zur Lage der jeweiligen Branche: Zahlen, Entwicklung, typische Engpässe. Sie geht als Anlage mit und zeigt, dass jemand sich mit dem Geschäft befasst hat, bevor er anklopft.
Stellenanalyse
Aus den offenen Stellen eines Unternehmens lässt sich lesen, wo es klemmt: welche Rollen fehlen, welche seit Monaten ausgeschrieben sind, welche Formulierungen sich wiederholen. Daraus wird der Anlass für die Ansprache.
Praxishefte und Magazine
Aus demselben Datenbestand entstehen gesetzte Praxishefte im Hausraster – gemessen auf Satzspiegel, Umbruch und Drucktauglichkeit, nicht nur als Browser-Ausdruck. Dieselbe Strecke setzt die Kursunterlagen der Akademie.
Leitfaden KI-Sicherheit
Zu jedem Vorhaben gehört die Frage, wo die Daten liegen und wer haftet. Dafür gibt es einen eigenen Leitfaden zu DIN, ISO, DSGVO und Arbeitsrichtlinie – als Anlage und als eigene Seite.
Wochenzeitung
Derselbe Apparat betreibt eine mehrsprachige KI-Wochenzeitung mit Rollenfilter. Wer sehen will, wie ein Redaktionsplan automatisiert läuft, findet dort das laufende Ergebnis.
Übertragbarkeit
Ja, diese Bewerbung ist mit KI gebaut – das ist der Punkt
Wer bis hierher gelesen hat, ahnt es ohnehin: Recherche, Anschreiben, Anlagen und Nachfassen laufen über dasselbe System, das hier beschrieben wird. Ich verstecke das nicht, sondern zeige es, weil genau das die Frage beantwortet, die ein Unternehmen eigentlich interessiert.
Was Sie hier tatsächlich sehen
Nicht eine Bewerbung, die behauptet, jemand könne KI einsetzen, sondern ein laufendes System, dessen Ergebnis gerade auf Ihrem Bildschirm liegt. Der Aufwand pro Unternehmen liegt bei Minuten, nicht bei Stunden – und trotzdem steht in jedem Schreiben etwas, das nur auf dieses eine Unternehmen zutrifft.
Was sich eins zu eins übertragen lässt
Das Gerüst ist branchenunabhängig: Quelle bestimmen, Datensatz anreichern, Anlass finden, Unterlage bauen, Mensch gibt frei, Antwort zurück ins System. Ausgetauscht wird nur, woher die Daten kommen und was am Ende herauskommt – statt Bewerbungen eben Angebote, Ausschreibungen, Nachfassaktionen oder Bewerberansprache im eigenen Recruiting.
Vier Schritte im eigenen Haus
- Ein Vorgang, ein Ergebnis. Einen einzigen Ablauf wählen, der heute Zeit frisst – und genau ein Ergebnis festlegen, das am Ende fertig auf dem Tisch liegt.
- An das anbinden, was steht. HubSpot, Salesforce, ERP oder Postfach. Kein neues führendes System, kein Parallelbetrieb.
- Bremse einbauen. Die Automatisierung bereitet vor, ein Mensch gibt frei. Wer das weglässt, verliert die Kontrolle und die Akzeptanz im Team gleich mit.
- Messen statt glauben. Vorher festlegen, woran Erfolg erkennbar ist – Durchlaufzeit, Trefferquote, Kosten je Vorgang.
Realistische Größenordnung aus diesem Projekt: sechs Wochen bis zum ersten tragfähigen Ablauf, danach Ausbau in Schritten. Nicht sechs Monate, aber auch kein Wochenende.
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