Für wen
Ein Prozess. Messbar weniger Arbeit. Kein Großprojekt.
Für Betriebe mit 5 bis 20 Mitarbeitenden, bei denen der Inhaber oder eine Bürokraft jeden Tag dieselben Handgriffe macht. Wir nehmen uns genau einen Ablauf vor – den mit dem größten Zeitverlust.
E-Mails vorqualifizieren
Eingehende Nachrichten werden sortiert, zugeordnet und mit einem Antwortentwurf versehen. Abgeschickt wird weiterhin von Hand.
Angebote vorbereiten
Aus Anfrage, Leistungsverzeichnis und Preisliste entsteht ein prüffähiger Entwurf statt einer leeren Vorlage.
Anfragen sortieren
Neukunde oder Bestandskunde, dringend oder Routine – die Vorsortierung übernimmt das System.
Ablauf
Vier Termine, dann läuft es
1 · Aufnahme
Ein halber Tag im Betrieb oder per Video. Wir schauen uns den Ablauf an, wie er wirklich läuft – nicht wie er beschrieben ist.
2 · Einordnung
Kurze Bewertung des Prozesses: Was läuft gut und darf nicht kaputtgehen, wo entsteht Arbeit doppelt, was passiert bei Ausfall?
3 · Bau und Test
Wir bauen den Ablauf und testen ihn mit echten Daten. Fehler tauchen hier auf, nicht im Tagesgeschäft.
4 · Übergabe
Einweisung für die Personen, die damit arbeiten, plus schriftliche Dokumentation. Danach läuft es ohne uns.
Preis
Was der Einstieg kostet
Feste Preise statt Stundenzettel. Der Puffer für Unvorhergesehenes ist eingerechnet – fehlende Zugänge und Abläufe, die anders laufen als beschrieben, sind der Normalfall und gehen nicht zu Ihren Lasten.
| Baustein | Leistung | Umsetzung | Preis netto |
|---|---|---|---|
| B1 | Erster Prozess mit KIAufnahme, Einordnung, Bau, Test, Schulung und Dokumentation | ca. 2–3 Wochen | ab 1.650 € |
| C1 | Betreuung BasisMonitoring, kleine Anpassungen, Fehlerbehebung | monatlich | 150 € / Monat |
| A1 | Website dazu, falls nötig5–7 Seiten, responsive, Kontaktformular – ohne Datenbank | ca. 2–3 Wochen | ab 1.550 € |
Das Betreuungspaket enthält ein festes monatliches Kontingent. Nicht genutzte Zeit verfällt nach drei Monaten, zusätzlicher Bedarf wird vorab abgestimmt. Serverkosten für den Betrieb liegen bei 15–25 € im Monat und werden offen ausgewiesen.
Preislogik
Warum es zwei Zahlen gibt
Eine Automatisierung wird einmal gebaut und dann dauerhaft betrieben. Beides getrennt auszuweisen ist ehrlicher, als es in eine Monatsrate zu rechnen, die am Ende teurer wird.
Einmalige Einrichtung
Prozessaufnahme, Bau, Test, Schulung und Dokumentation. Diese Arbeit fällt einmal an – danach gehört das Ergebnis Ihnen, einschließlich Dokumentation.
Laufende Betreuung
Ab 150 € im Monat. Systeme ändern sich, Schnittstellen auch. Monitoring, kleine Anpassungen und Fehlerbehebung halten den Ablauf am Laufen.
Keine Grundgebühr für nichts
Die Betreuung ist kündbar und beginnt erst, wenn die Automatisierung produktiv läuft. Vorher zahlen Sie nichts dafür.
Was sonst noch anfällt
Serverbetrieb 15–25 € im Monat, je nach Nutzung Kosten für KI-Modelle. Wird offen ausgewiesen, nicht versteckt eingepreist.
Sie können auch ohne laufende Betreuung starten. Dann übernimmt Ihr Team den Betrieb selbst – die Dokumentation ist darauf ausgelegt. Erfahrungsgemäß entsteht der Bedarf erst, wenn ein angebundenes System aktualisiert wird.
Ehrlich gerechnet
Wann sich das trägt – und wann nicht
Spart der Ablauf dem Inhaber 30 Minuten am Tag, sind das rund 10 Stunden im Monat. Bei 55 € Vollkosten je Stunde entspricht das etwa 6.900 € Personalzeit im Jahr – die Investition trägt sich nach rund einem Jahr. Bei weniger als 20 Minuten täglich lohnt es sich rechnerisch nicht. Dann sagen wir das im Erstgespräch, statt ein Angebot zu schreiben.