Ein CRM ist nur dann gut, wenn es genutzt wird.

Was sich für Sie ändert

Heute

Kundendaten in Excel-Listen und Köpfen
Nachfassen gerät in Vergessenheit
Keiner sieht, was in der Pipeline steckt

Morgen

Ein sauberes Bild von jedem Kunden
Wiedervorlagen kommen automatisch
Die Pipeline auf einen Blick

Ihr Business Case – live gerechnetVerschieben Sie die Regler und passen Sie die Werte an Ihr Unternehmen an. Das Ergebnis rechnet sofort mit.

Mitarbeiter mit Routineanteil5 Personen

Arbeitgeber-Stundensatzinkl. aller Lohnnebenkosten – Vollkosten, nicht Bruttolohn55 €/Std.

Eingesparte Zeit pro TagKonservativ ansetzen – schon kleine Routinen summieren sich2 Std.

Ersparnis pro Monat10.083 €

Ersparnis pro Jahr121.000 €

Gegenwert in Vollzeitstellen1,3

Oder in Zeit gedacht: In 2.200 Stunden pro Jahr schafft Ihr Team stattdessen rund 1.467 zusätzliche Angebote oder 2.933 Kundengespräche – Reklamationen am selben Tag, Zeit für neue Produkte und Märkte.

Modellrechnung: 220 Arbeitstage/Jahr, Vollzeitstelle = 1.760 Std. Kein Personalabbau – dieselben Menschen, wertschöpfendere Arbeit.

CRM als Arbeitsprozess, nicht als Datenbank

Viele CRM-Systeme sind technisch vorhanden, aber praktisch zu schlecht gepflegt.

Doppelte Kontakte, Leads ohne Status, Angebote ohne Nachfassen: Wir optimieren Ihr CRM als Arbeitsprozess, nicht als Datenbankprojekt. Der Vertrieb arbeitet strukturierter, Marketing sieht, was wirkt, die Geschäftsführung erkennt Chancen früher.

Leistungen

CRM-Struktur prüfen

Kontakte und Unternehmen sauber ordnen

Pipeline und Verkaufsstufen definieren

Pflichtfelder reduzieren und sinnvoll setzen

Follow-up-Prozesse aufbauen

Leadquellen sichtbar machen

Dashboards und KPIs einrichten

KI-Zusammenfassungen und Automatisierungen integrieren

Unsere Vertriebspipeline in HubSpot

Fünf Stufen, klare Übergaben, und in jeder Stufe genau eine Sache, die von allein passiert. Genau so richten wir es auch bei unseren Kunden ein – im vorhandenen System, ohne Systemwechsel.

Unser Grundsatz: Ein CRM ist nur dann gut, wenn es genutzt wird. Deshalb bauen wir zuerst den Ablauf und erst danach die Felder.

HubSpot, Salesforce, Pipedrive oder Dynamics 365?

Wir arbeiten selbst täglich mit HubSpot und Salesforce – das eine für Marketing und Vertrieb aus einer Datenbasis, das andere für mehrstufige Vertriebsprozesse. Deshalb hier keine Anbieterprosa, sondern die Einordnung, die wir auch im Erstgespräch geben. Preise sind Listenpreise der Anbieter, Stand 23. September 2026, netto.

HubSpot

Für Unternehmen, bei denen Marketing die Leads erzeugt und der Vertrieb sie übernimmt.

Das einzige der vier Systeme, das Website, Newsletter, Formulare und Vertrieb ohne Zweitsystem in einer Datenbasis führt. Bedienbar ohne IT-Abteilung, Abläufe werden grafisch zusammengeklickt. Schnittstelle in allen Tarifen enthalten, auch im kostenlosen – für Automatisierung der unkomplizierteste Start.

Einstieg Sales Hub Starter 7 € je Lizenz/Monat bei Jahreszahlung
Mittlere Stufe Professional 90 € je Lizenz/Monat, dazu einmalig 1.470 € Einführungsgebühr
Daten EU-Rechenzentrum möglich – wird aber nach IP-Adresse bei der Anmeldung vergeben, kostenlose Konten liegen in den USA

Worauf zu achten ist: Der Sprung von Starter auf Professional ist der teuerste im Feld – 7 € auf 90 € je Lizenz, ohne Zwischenstufe. Wer Automatisierung braucht, sollte das vorher durchrechnen.

Salesforce

Für Vertriebsorganisationen mit langen Zyklen, Genehmigungsstufen und Gebieten.

Bildet praktisch jeden Vertriebsprozess ab: Freigaben, Gebietslogik, Forecast, Angebotskonfiguration. Das größte Beraterangebot im deutschsprachigen Raum – man findet für jedes Problem jemanden. Pflicht, wenn ein Konzern es als Muttergesellschaft vorgibt.

Einstieg Starter Suite 25 € je Nutzer/Monat
Mittlere Stufe Pro Suite 100 €, Core 195 € je Nutzer/Monat bei Jahreszahlung
Daten EU Operating Zone (Hyperforce): Verarbeitung und Speicherung in der EU, allerdings nur für ausgewählte Produkte

Worauf zu achten ist: Die Schnittstelle ist nicht in jeder Edition enthalten – in den kleinen Editionen gar nicht, in Professional nur als Zubuchung. Wer automatisieren will, klärt das vor Vertragsschluss. Und ohne internen Verantwortlichen verwahrlost jede Salesforce-Instanz.

Pipedrive

Für kleine Vertriebsteams, etwa drei bis fünfundzwanzig Personen, im klassischen B2B-Direktvertrieb.

Die flachste Lernkurve der vier. Die Pipeline versteht ein Vertriebsmitarbeiter ohne Schulung – der Hauptgrund, warum Einführungen hier seltener scheitern als bei größeren Systemen. Vierzehn Tage Test ohne Kreditkarte, keine Einführungsgebühr, Schnittstelle in allen Plänen.

Einstieg Lite 14 US-$ je Nutzer/Monat
Mittlere Stufe Growth 39 US-$ je Nutzer/Monat
Daten Hosting unter anderem in Frankfurt und Dublin; Konten aus der EU werden in der EU angelegt

Worauf zu achten ist: Die Preisseite weist die Beträge in US-Dollar aus, deshalb nennen wir sie so. Nach oben ist Schluss: Marketing, Kampagnen und Dokumente sind Zusatzmodule, keine Kernfunktion.

Microsoft Dynamics 365 Sales

Für Häuser, die ohnehin vollständig mit Microsoft 365 arbeiten.

Läuft im vorhandenen Mandanten, in Outlook und Teams – dort, wo die Mitarbeiter sowieso sind. Das senkt den Widerstand gegen ein neues System spürbar. Über die Power Platform sehr weit ausbaubar, inklusive Anbindung an ERP und Berichtswesen.

Einstieg Sales Professional 56,30 € je Nutzer/Monat bei Jahreszahlung
Mittlere Stufe Sales Enterprise 91,00 € je Nutzer/Monat
Daten EU-Datengrenze, dokumentiert und mit Rechenzentren in Deutschland – die belastbarste Zusage der vier

Worauf zu achten ist: Professional ist funktional begrenzt, realistisch braucht man Enterprise. Dynamics ist eine Plattform, kein fertiges Produkt – ohne Einführungsprojekt steht am Ende ein leeres System. Diese Kosten stehen auf keiner Preisseite.

Welches System passt wann?

Ihre Ausgangslage	Unsere Empfehlung	Warum
Marketing erzeugt die Leads, der Vertrieb übernimmt sie	HubSpot	Marketing und Vertrieb in einer Datenbasis, ohne zweites System und ohne Abgleich
Lange Vertriebszyklen, Freigabestufen, Gebiete, Forecast	Salesforce	Bildet komplexe Prozesse ab, ohne an Grenzen zu stoßen – und hat die meisten Berater im Markt
Kleines Vertriebsteam, das schnell produktiv sein soll	Pipedrive	Niedrigste Einstiegshürde, keine Einführungsgebühr, nach zwei Tagen im Einsatz
Alles läuft über Microsoft 365, ERP soll angebunden werden	Dynamics 365	Gleicher Mandant, gleiche Anmeldung, Auswertung über Power BI
Strenge Datenschutzanforderungen, Betriebsrat, öffentlicher Auftraggeber	Dynamics 365 , mit Abstrichen Salesforce	Öffentlich dokumentierte EU-Datenhaltung mit Standortliste und Bedingungen
Erstes CRM überhaupt, Bedarf noch unklar	Pipedrive oder HubSpot kostenlos	Reversible Entscheidung. Ein nicht genutztes CRM kostet mehr als ein zu kleines

Ein Punkt gilt für alle vier: EU-Datenhaltung ist eine Einstellung, keine Voreinstellung. Sie wird beim Anlegen des Kontos entschieden und ist später nur mit Aufwand zu ändern. Das prüfen wir als Erstes, wenn wir in ein bestehendes System kommen.

Preise und Angaben von den Herstellerseiten, abgerufen am 23.09.2026: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft. Alle genannten Namen sind Marken der jeweiligen Anbieter. Wir sind kein Wiederverkäufer und erhalten keine Vermittlungsprovision.

Warum Interessenten uns beauftragen

Vier Personen lachen am Stehtisch vor zwei Laptops mit Dashboards

Wir arbeiten aktiv in Ihrem Betrieb mit – keine Konzepte für die Schublade.

Wir wissen aus Projekten, wo KI Zeit und Kosten senkt – und wo nicht.

Industrie, Handwerk, Handel – wir sprechen die Sprache von Geschäftsführung und Vertrieb.

KI bereitet vor, der Mensch entscheidet – gemessen an klaren Kennzahlen.