Für wen
Wenn ein Prozess nicht reicht
Für Betriebe ab etwa 20 Mitarbeitenden, in denen mehrere Abläufe ineinandergreifen und Daten heute zwischen Postfach, Tabelle und System hin- und hergetragen werden. Hier entsteht der Nutzen nicht aus einem einzelnen Workflow, sondern aus den Verbindungen dazwischen.
Mehrere Prozesse
Der zweite und dritte Ablauf ist deutlich günstiger als der erste: Server, Zugänge, Monitoring und Fehlerlogik stehen bereits.
CRM angebunden
Kontakte, Deals, Notizen und Status laufen in HubSpot zusammen, statt in Postfächern zu versanden.
Warenwirtschaft angebunden
Auftrags- und Artikeldaten aus dem ERP fließen in Angebote und Kundenkommunikation ein – nach vorheriger Systemprüfung.
Wissen durchsuchbar
Verträge, Datenblätter und Arbeitsanweisungen werden per Frage beantwortbar. Antworten in Sekunden statt Suche in Ordnern.
Mitarbeitende eingebunden
Schulung und Dokumentation gehören dazu. Eine Automatisierung, die niemand versteht, wird nach vier Wochen umgangen.
Schrittweise
Ein Prozess nach dem anderen. Jeder Schritt muss laufen, bevor der nächste beginnt.
Preis
Der Preis wächst mit jeder Verknüpfung
Ein Ablauf ohne Fremdsystem ist schnell gebaut. Sobald CRM, Warenwirtschaft oder eigene Dokumente angebunden werden, steigt der Aufwand deutlich – und mit ihm der Nutzen. Deshalb steht es hier in der Tabelle statt im Kleingedruckten.
| Baustein | Leistung | Umsetzung | Preis netto |
|---|---|---|---|
| B1 | Erster ProzessAufnahme, Einordnung, Bau, Test, Schulung, Dokumentation | ca. 2–3 Wochen | ab 1.650 € |
| B2 | Jeder weitere ProzessAuf bestehender Basis – Infrastruktur steht bereits | ca. 1–2 Wochen | ab 900 € |
| B3 | Schnittstelle CRMHubSpot: Kontakte, Deals, Notizen, Statusführung | ca. 2 Wochen | ab 1.050 € |
| B4 | Schnittstelle ERP / WarenwirtschaftVerbindlicher Preis erst nach Systemprüfung | nach Systemprüfung | ab 1.850 € |
| B5 | KI-Assistent auf eigenen DokumentenVerträge, Datenblätter, Arbeitsanweisungen durchsuchbar | ca. 3–4 Wochen | ab 2.250 € |
| C2 | Betreuung StandardMonitoring, Anpassungen, eine Weiterentwicklung pro Quartal | monatlich | 300 € / Monat |
| C3 | Betreuung IntensivLaufende Betreuung mehrerer Prozesse | monatlich | 600 € / Monat |
Warum B4 keinen Festpreis hat: Alte Warenwirtschaftssysteme sind der Posten, an dem Projekte entgleisen – fehlende Dokumentation, ein externer Dienstleister, der zustimmen muss, Schnittstellen ohne Beschreibung. Wir prüfen das System, bevor wir einen Preis nennen. Das kostet einen halben Tag und verhindert eine Zahl, die nachher nicht hält.
Preislogik
Warum es zwei Zahlen gibt
Eine Automatisierung wird einmal gebaut und dann dauerhaft betrieben. Beides getrennt auszuweisen ist ehrlicher, als es in eine Monatsrate zu rechnen, die am Ende teurer wird.
Einmalige Einrichtung
Prozessaufnahme, Bau, Test, Schulung und Dokumentation. Diese Arbeit fällt einmal an – danach gehört das Ergebnis Ihnen, einschließlich Dokumentation.
Laufende Betreuung
Ab 150 € im Monat. Systeme ändern sich, Schnittstellen auch. Monitoring, kleine Anpassungen und Fehlerbehebung halten den Ablauf am Laufen.
Keine Grundgebühr für nichts
Die Betreuung ist kündbar und beginnt erst, wenn die Automatisierung produktiv läuft. Vorher zahlen Sie nichts dafür.
Was sonst noch anfällt
Serverbetrieb 15–25 € im Monat, je nach Nutzung Kosten für KI-Modelle. Wird offen ausgewiesen, nicht versteckt eingepreist.
Sie können auch ohne laufende Betreuung starten. Dann übernimmt Ihr Team den Betrieb selbst – die Dokumentation ist darauf ausgelegt. Erfahrungsgemäß entsteht der Bedarf erst, wenn ein angebundenes System aktualisiert wird.
Rechnung
Je größer der Betrieb, desto schneller trägt es sich
Grundlage: Personalvollkosten, also Bruttolohn zuzüglich Arbeitgeberanteilen, Urlaub und Ausfall.
| Betrieb | eingesparte Routine | Personalzeit pro Jahr | amortisiert nach |
|---|---|---|---|
| 35 Mitarbeitendezwei Personen, je 45 Minuten am Tag | 32 h / Monat | 17.000 € | rund 8 Monate |
| 120 Mitarbeitendevier Personen, je eine Stunde am Tag | 84 h / Monat | 45.400 € | rund 6 Monate |
Kein Personalabbau – dieselben Menschen, wertschöpfendere Arbeit. In der Praxis entstehen aus der gewonnenen Zeit meist mehr Angebote und schnellere Reaktionen, nicht weniger Stellen.