Automatisierung mit Systemanbindung

Mehrere Abläufe, verbunden mit CRM, Warenwirtschaft und eigenem Wissen. Für Betriebe ab etwa 20 Mitarbeitenden.

Gespräch anfragen Was KI wirklich kostet · 8 Min.

Leistungen

Wenn ein Prozess nicht reicht

Für Betriebe ab etwa 20 Mitarbeitenden, in denen mehrere Abläufe ineinandergreifen und Daten heute zwischen Postfach, Tabelle und System hin- und hergetragen werden. Hier entsteht der Nutzen nicht aus einem einzelnen Workflow, sondern aus den Verbindungen dazwischen.

Team an Monitoren mit Ablaufketten, an der Wand eine Projektion

Der zweite und dritte Ablauf ist deutlich günstiger als der erste: Server, Zugänge, Monitoring und Fehlerlogik stehen bereits.

Kontakte, Deals, Notizen und Status laufen in HubSpot zusammen, statt in Postfächern zu versanden.

Auftrags- und Artikeldaten aus dem ERP fließen in Angebote und Kundenkommunikation ein – nach vorheriger Systemprüfung.

Verträge, Datenblätter und Arbeitsanweisungen werden per Frage beantwortbar. Antworten in Sekunden statt Suche in Ordnern.

Schulung und Dokumentation gehören dazu. Eine Automatisierung, die niemand versteht, wird nach vier Wochen umgangen.

Ein Prozess nach dem anderen. Jeder Schritt muss laufen, bevor der nächste beginnt.

Der Preis wächst mit jeder Verknüpfung

Ein Ablauf ohne Fremdsystem ist schnell gebaut. Sobald CRM, Warenwirtschaft oder eigene Dokumente angebunden werden, steigt der Aufwand deutlich – und mit ihm der Nutzen. Deshalb steht es hier in der Tabelle statt im Kleingedruckten.

Module lassen sich kombinieren und nacheinander umsetzen. Alle Preise netto.
Baustein	Leistung	Umsetzung	Preis netto
B1	Erster ProzessAufnahme, Einordnung, Bau, Test, Schulung, Dokumentation	ca. 2–3 Wochen	ab 1.650 €
B2	Jeder weitere ProzessAuf bestehender Basis – Infrastruktur steht bereits	ca. 1–2 Wochen	ab 900 €
B3	Schnittstelle CRMHubSpot: Kontakte, Deals, Notizen, Statusführung	ca. 2 Wochen	ab 1.050 €
B4	Schnittstelle ERP / WarenwirtschaftVerbindlicher Preis erst nach Systemprüfung	nach Systemprüfung	ab 1.850 €
B5	KI-Assistent auf eigenen DokumentenVerträge, Datenblätter, Arbeitsanweisungen durchsuchbar	ca. 3–4 Wochen	ab 2.250 €
C2	Betreuung StandardMonitoring, Anpassungen, eine Weiterentwicklung pro Quartal	monatlich	300 € / Monat
C3	Betreuung IntensivLaufende Betreuung mehrerer Prozesse	monatlich	600 € / Monat

Warum B4 keinen Festpreis hat: Alte Warenwirtschaftssysteme sind der Posten, an dem Projekte entgleisen – fehlende Dokumentation, ein externer Dienstleister, der zustimmen muss, Schnittstellen ohne Beschreibung. Wir prüfen das System, bevor wir einen Preis nennen. Das kostet einen halben Tag und verhindert eine Zahl, die nachher nicht hält.

Warum es zwei Zahlen gibt

Eine Automatisierung wird einmal gebaut und dann dauerhaft betrieben. Beides getrennt auszuweisen ist ehrlicher, als es in eine Monatsrate zu rechnen, die am Ende teurer wird.

Einmalige Einrichtung

Prozessaufnahme, Bau, Test, Schulung und Dokumentation. Diese Arbeit fällt einmal an – danach gehört das Ergebnis Ihnen, einschließlich Dokumentation.

Laufende Betreuung

Ab 150 € im Monat. Systeme ändern sich, Schnittstellen auch. Monitoring, kleine Anpassungen und Fehlerbehebung halten den Ablauf am Laufen.

Keine Grundgebühr für nichts

Die Betreuung ist kündbar und beginnt erst, wenn die Automatisierung produktiv läuft. Vorher zahlen Sie nichts dafür.

Was sonst noch anfällt

Serverbetrieb 15–25 € im Monat, je nach Nutzung Kosten für KI-Modelle. Wird offen ausgewiesen, nicht versteckt eingepreist.

Sie können auch ohne laufende Betreuung starten. Dann übernimmt Ihr Team den Betrieb selbst – die Dokumentation ist darauf ausgelegt. Erfahrungsgemäß entsteht der Bedarf erst, wenn ein angebundenes System aktualisiert wird.

Je größer der Betrieb, desto schneller trägt es sich

Grundlage: Personalvollkosten, also Bruttolohn zuzüglich Arbeitgeberanteilen, Urlaub und Ausfall.

Beispielrechnungen – Ihre Zahlen ermitteln wir im Erstgespräch.
Betrieb	eingesparte Routine	Personalzeit pro Jahr	amortisiert nach
35 Mitarbeitendezwei Personen, je 45 Minuten am Tag	32 h / Monat	17.000 €	rund 8 Monate
120 Mitarbeitendevier Personen, je eine Stunde am Tag	84 h / Monat	45.400 €	rund 6 Monate

Kein Personalabbau – dieselben Menschen, wertschöpfendere Arbeit. In der Praxis entstehen aus der gewonnenen Zeit meist mehr Angebote und schnellere Reaktionen, nicht weniger Stellen.

Ihr nächster Schritt

Wo KI in Ihrem Haus sofort wirkt.

In einem Teams-Gespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre Abläufe und rechnen durch, was sich trägt. Ohne Folien, mit Ihren Zahlen.

Dr. Tobias RennerLeiter Automatisierung & Implementierung · TU Darmstadtanfrage@mrpetzai.de · 015562 / 511 169

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